Paiement en ligne pour une commune : mettre en place PayFiP

Le cadre : les règles de la comptabilité publique

Les recettes d'une commune sont encaissées par son comptable public, ou par une régie de recettes placée sous son contrôle. Les solutions de paiement destinées aux commerces, qui versent les fonds sur un compte privé, ne sont donc pas utilisables.

PayFiP est le service proposé par la DGFiP aux collectivités : l'usager paie par carte bancaire sur une page sécurisée de la DGFiP, et les fonds sont versés directement dans la comptabilité de la commune. Il s'applique aussi bien à une location de salle qu'à un gîte communal, une cantine ou une garderie.

Les deux formules

• Paiement d'une facture déjà émise par la commune (cantine, eau…) : l'usager règle une somme due.
• Paiement au moment de la commande (réservation d'un gîte ou d'une salle) : le montant est calculé par le site, puis encaissé par une régie. C'est la formule PayFiP Régie, en mode « web service » lorsque le site transmet lui-même le paiement.

Le comptable public de la commune confirme la formule adaptée. C'est la première question à lui poser : une adhésion dans la mauvaise formule oblige à refaire la demande.

Les étapes

1. Régie de recettes : arrêté du maire, avec l'avis conforme du comptable public, si la commune n'en dispose pas déjà pour cette recette.
2. Adhésion à PayFiP auprès de la DGFiP, dans la formule retenue.
3. Numéro client PayFiP : attribué à la commune, il identifie chacun de ses paiements.
4. Raccordement du site : création du paiement, retour de l'usager, confirmation de la réservation.
5. Tests : paiement de test, puis paiement d'activation réel, avant l'ouverture au public.

Délais

L'essentiel du délai tient aux démarches administratives : création de la régie, adhésion, attribution du numéro client. Il faut compter plusieurs semaines. La partie technique est courte une fois le numéro reçu.

Les réservations n'ont pas à attendre : le site peut ouvrir avec un règlement par virement ou par chèque, puis basculer sur le paiement en ligne dès qu'il est actif.

Ce que la mairie y gagne

• Réservations payées immédiatement : plus de chèque à attendre ni de relance.
• Confirmation automatique à l'usager et avis à la mairie à chaque réservation payée.
• Aucune donnée bancaire traitée par la commune : le paiement se fait entièrement chez la DGFiP.
• Calendrier à jour en permanence : une date réservée n'est plus proposée.

Points de vigilance techniques

Confirmer uniquement un paiement vérifié

Le retour de l'usager sur le site ne prouve pas que le paiement a abouti. Le site doit interroger la DGFiP sur le résultat du paiement avant de confirmer la réservation.

Un seul calcul du prix

Forfaits, nuits supplémentaires, taxe de séjour : le prix affiché et le montant transmis au paiement doivent provenir du même calcul, faute de quoi le montant encaissé peut s'écarter du tarif voté par le conseil municipal.

Référence de paiement

Chaque paiement porte une référence courte permettant de le rapprocher de la réservation en comptabilité. PayFiP impose un format précis, à prévoir dès la conception.